数据保留策略

数据保留策略

NDI力求确保仅保留必要的数据,以有效地开展其项目活动和工作,以完成其使命.

保留数据的需求因数据类型和收集数据的目的而大不相同. NDI努力确保数据仅在完成收集目的所需的时间内保留,并在不再需要时完全删除. 该政策规定了NDI在数据保留方面的指导方针,并将在整个组织中一致应用.

范围

此策略涵盖所有由NDI收集并存储在NDI自有或租用的系统和媒体上的数据, 而不考虑它们的位置. 它适用于电子收集和持有的数据(包括照片),视频和音频记录)和以硬拷贝或纸质文件的形式收集和保存的数据. 保留某些信息的需要可能是由联邦或地方法律强制规定的, 联邦法规和合法的商业目的, 以及欧盟通用数据保护条例(GDPR).

保留资料的原因

NDI只保留有效实施其计划活动所必需的数据, 履行职责,遵守相关法律法规.

保留数据的原因包括:

  • 向数据主体提供持续的服务(例如.g. 发送简讯, 向个人发布或进行中的程序更新, 持续培训或参与NDI的项目, 处理员工工资及其他福利);
  • 遵守国家发展基金向其供资机构和其他捐助者提交财务和规划报告相关的适用法律和条例;
  • 遵守适用的劳动法、税法和移民法;
  • 其他监管要求;
  • 安全事故或其他调查;
  • 知识产权保护
  • 诉讼

数据重复

NDI寻求尽可能避免数据存储中的重复, 尽管在某些情况下,出于编程或其他业务原因,需要将数据保存在多个位置. 此策略适用于NDI拥有的所有数据,包括数据的副本.

保留要求

NDI为保留研究所资料私隐政策中所定义的所有个人资料,制定了以下准则.

  • 网站访客数据将在必要时被保留,以提供通过NDI网站请求/发起的服务;
  • 贡献者的数据将保留在个人作出贡献的年度,然后在最后一次作出贡献的日期之后的5年. 财务信息的保留时间不会超过处理单个交易所需的时间.
  • 赛事参与者的资料将在赛事期间保留, 包括任何后续活动, 例如报告的分发, 再加上5年的期限;
  • 项目参与者的数据(包括签字表)将在资助项目的拨款协议期间以及拨款协议条款要求的任何额外时间内保留;
  • 分受赠人的个人资料, 分包商和供应商将在合同或协议期间保留;
  • 雇员的资料将在受雇期间以及受雇最后一天之后的5年内保存.
  • 与员工工资相关的数据, 假期和养恤金应在工作期间再加5年, 除养恤金资格和退休受益人应保存50年的资料外;
  • 招聘数据, 包括落选者的面试记录, 职位招聘结束后,为期3年;
  • 顾问(有偿和无偿)数据将在咨询合同期间以及咨询结束后的5年内保存.
  • 董事会成员的数据将保存在董事会任职期间加上成员任期结束后5年;
  • 与纳税相关的数据(包括工资、企业和增值税)将保存5年;
  • 与计划提案相关的操作数据, 报告, 计划管理将在NDI捐助者要求的期间进行, 但不能超过15年.

数据的破坏

数据销毁确保NDI以高效和负责任的方式管理它控制和处理的数据. 当上述数据的保留期到期时, NDI将主动销毁此策略所涵盖的数据. 如果个人认为存在正当的商业理由,为什么某些数据不应该在保留期结束时被销毁, 他或她应该向他/她的主管确认这些数据,并提供信息说明为什么这些数据不应该被销毁. 本数据保留政策的任何例外,必须由NDI的数据保护提供方在咨询法律顾问后批准. 在罕见的情况下, 法律顾问可以发出诉讼时效,禁止销毁某些文件. 诉讼保留在法律顾问公布之前仍然有效,并且禁止根据保留而销毁数据.

2018年5月24日更新

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